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翻訳文書の公証(=公証人による認証)について


目次

  1. 1. 公証が必要なケースは2つ
  2. 2. 翻訳文書の公証とは『翻訳証明書(翻訳者の署名)の認証』
  3. 3. 公証費用
  4. 4. 公証に要する時間


公証が必要なケースは2つ

ケース1 : 提出先から「公証」を求められた場合

翻訳文書が「公正・中立な第三者による翻訳」であることを証する手段として一般的なのが「翻訳証明書」です。

→ マリアンヌ翻訳の 翻訳証明(一般・本式)

ただ、普通の翻訳証明書は単なる「私文書(私署証書)」なので信用に欠けると考える機関などは「公証」を求めてきます。公的な証明がついた翻訳証明書を提出して下さい、ということです。これが、公証が必要になる1つめのケースです。

提出先が定める要件の中に次のような文言があれば公証が必要だと考えることができます。

英語 : notarization (公証)、notarized translation (公証翻訳)、notary / notary public (公証人)、affidavit (宣誓供述書)、sworn statement (宣誓陳述書)

フランス語 : authentification notariale (公証)、traduction notariée (公証翻訳)、notaire (公証人)


ケース2 : 提出先から「アポスティーユ」や「領事認証」を求められた場合

提出先から「アポスティーユ」や「領事認証」付きの翻訳文書を求められることもあります。

翻訳証明書は私文書であるため、交付対象が公文書に限定されている「アポスティーユ」や「領事認証に必要な公印確認」を取得することはできません。そこで、公証手続をおこなって公証人認証書や公証人押印証明書を取得し、アポスティーユ認証や公印確認の取得につなげます。これが、公証が必要になる2つめのケースです。

アポスティーユについて

領事認証と公印確認について



翻訳文書の公証とは 『翻訳証明書(翻訳者の署名)の認証』

『翻訳文書の公証』『公証翻訳』といった言葉から、「翻訳文書の内容に間違いがないことを公証人が証明してくれる」のだと思ってしまいがちですが、そうではありません。

「翻訳の公証(notarization of the translation)」とは、「翻訳者の署名の公証/認証(notarization of the signature of the translator)」のことです。

具体的に言うと、翻訳証明書に書かれた翻訳者の署名が間違いなく翻訳者本人のものであることを公証人に証明してもらう手続です。手続が完了すると認証書が交付されます。

契約書や誓約書などの私署証書に押されている印鑑が本人のものであることを証明するものが「印鑑証明書」署名(サイン)が本人のものであることを証明するものが「公証人認証書」 と対比させると分かりやすいでしょう。

印鑑証明書による印鑑の証明と公証人認証書による署名の証明の対比

これは私署証書の認証と呼ばれるもので、世界各国で制度化されています。


日本における私署証書の認証

日本では、法務大臣から任命された公証人が公証役場を設置して私署証書の認証等の執務をおこなわれています。

署名又は記名押印に認証を受けると、その私署証書が作成名義人本人の意思に基づいて作成されたものであるとの事実の証明になり、証書の信用性が高まります。


署名の認証は「目撃認証(面前認証)」が原則

署名の認証は、前記の趣旨に照らし合わせると、「目撃認証(面前認証)」が原則となります。

日本では、翻訳者の代理人(翻訳会社のスタッフなど)が公証役場へ行って「この文書は弊社の翻訳者Aが作成したものに間違いありません」という旨の宣言書に署名をするといったことも可能ですが、それでは『翻訳者の署名の認証』にはなっていません。お客様が【自分で公証】される場合も、お客様の署名が認証されるだけで、『翻訳者の署名の認証』にはなりません。

日本公証人連合会も注意を促しています。

代理人が公証役場に出向いて代理認証を受けることができます。 しかし、その証書を提出する国の相手方の意向を十分把握しておく必要があります。日本法上は、代理認証は有効ですが、その証書の提出を求める外国の機関の中には、代理認証を認めず、署名者本人が公証人の面前で行う目撃認証(面前認証)を求めていることがあるからです。

なお、マリアンヌ翻訳で作成した翻訳文書を使ってお客様が自己責任で【自分で公証】されても構いません(お客様が署名される宣言書の内容等については担当される公証人にご相談下さい)。


公証手続の実際

当然のことながら、マリアンヌ翻訳では、翻訳者自身が公証役場へ出向いて公証人の面前で翻訳証明書(宣言書)に署名をし、認証を受けています。

公証役場での手続の流れは次の通りです。

1. 翻訳者が身分証明書(住民票・運転免許証・パスポート)を公証人に提示し、身元の確認を受ける

2. 翻訳者が公証人の面前で「ソース言語とターゲット言語に精通していること」「翻訳文書が対象原本を正確に翻訳したものであること」を宣言した翻訳証明書(公証手続においては「宣言書」と称されます)に署名する

公証を受けた翻訳文書のイメージ3. 公証人が「自身の面前で翻訳者本人が翻訳証明書(宣言書)に署名したこと」を証した認証書を作成し、証明書原本(もしくは原本証明コピー。お客様の判断で「普通のコピー」などを使用することも可)・翻訳文書・翻訳証明書(宣言書)と一緒に綴じ合わせて冊子化する

このように、翻訳者が公証人の面前で翻訳証明書(宣言書)に署名し、その署名を公証人が認証することで、私署証書に過ぎない翻訳証明書に「公的な信用」が付与されます。これが「翻訳文書の公証」の本義です。

翻訳証明書(宣言書):翻訳文書の真正性を翻訳者が証明(宣言)。公証人認証書:翻訳者の署名の真正性を公証人が認証。


 翻訳者宣言書 サンプル

翻訳者宣言書(日本語+英語/フランス語)

> 公証人認証書(日本語版) 公証人認証書(英語版) Notarial Certificate

公証人認証書(日本語版 + 英語版)



公証費用

前記の通り、公証人によって認証されるのは、翻訳文書そのものではなく、翻訳者の署名であり、翻訳証明書(宣言書)です。

その翻訳証明書(宣言書)は2言語(日本語+提出先の言語)で記述しますので、「外国文認証」になります。外国文認証の公証役場手数料は全国一律11500円です。

マリアンヌ翻訳では、文書の準備事務、交通費や拘束時間等を考慮し、取扱手数料4500円(相場の半分以下ではないかと思います)を加算した16000円を頂戴しております。

公証役場手数料

11500円

マリアンヌ翻訳 取扱手数料

4500円

16000円

戸籍抄本を英訳して公証を付ける場合の費用は、翻訳料金 2800円 + 公証費用 16000円 = 18800円 となります。

なお、文書が複数ある場合は、支障が無い限り「まとめて公証」するのが賢明です。

複数文書の公証のイメージ例えば、「住民票」と「婚姻届受理証明書」を同じところに提出する場合、右図のように1冊にまとめて認証を受けると公証費用は16000円で済みます。認証を受ける署名/宣言書が1点だからです。

但し、1冊にまとめると不可の場合もあります(親子のビザ申請の際に戸籍謄本を別々に提出しなければならないケースなど)ので、事前に提出先の指示/指定を確認することが重要です。



公証に要する時間

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 *1 : レターパックプラスや速達などを推奨します
 *2 : 「戸籍謄本と受理証明書」程度であれば即日対応可
 *3 : 原本が到着して全ての書面が整ってから予約申込
 *4 : 申込の翌日に予約がとれない場合もあります
 *5 : 公証手続の時間帯によっては翌日の発送になります
 その他 : 公証役場の開庁は平日のみです



マリアンヌ翻訳の各種サービス

これまで、アメリカ・カナダ・韓国・インド・フィリピン・マレーシア・シンガポール・ニュージーランド・ポルトガル・フィンランド・ノルウェー・フランス・ベルギーなど、多くの国の機関への提出書類の公証をおこなってきております。

ご質問等ございましたらお気軽にお問い合わせ下さい。


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